Організація подій — це завжди комплексний процес, який вимагає злагодженості, уваги до деталей та швидкого реагування на зміни. Сучасні сервіси для організаторів стали незамінним інструментом, що дозволяє звести до мінімуму рутинні завдання, зекономити час і водночас забезпечити високий рівень зручності для учасників.

Багатофункціональні платформи об’єднують у собі всі необхідні інструменти для організації події: від створення квитків із QR-кодами та форм реєстрації до маркетингових кампаній, онлайн-трансляцій і роботи зі спонсорами. Вони не лише оптимізують процеси, але й сприяють головній цілі більшості бізнес-заходів — розвитку нетворкінгу. Учасники отримують можливість знайомитися, спілкуватися, переглядати програму, задати питання спікерам, а також користуватися інтерактивною картою чи іншими важливими функціями.

Вибір правильного сервісу стає ключовим рішенням для організаторів, адже це інструмент, який впливає на кожен аспект підготовки й проведення заходу.

Давайте розглянемо кілька найбільш відповідних, на наш погляд сервісів, які дають максимальну зручність та функціональність як для організаторів так і для учасників подій.

Brella

Brella — це сучасна платформа для нетворкінгу, яка використовує штучний інтелект, щоб сприяти встановленню контактів між учасниками заходів. Основне завдання сервісу — допомогти учасникам ефективно знайти партнерів, однодумців чи клієнтів, враховуючи їхні інтереси та професійні цілі. Ця платформа ідеально підходить для конференцій, бізнес-форумів, виставок та інших подій, де ключовим аспектом є налагодження зв’язків. Brella підтримує як віртуальні, так і гібридні формати заходів, що робить її універсальним рішенням для організаторів сучасних подій.

Плюси і особливості Brella 

Однією з головних переваг Brella є її інтуїтивний інтерфейс та потужний функціонал, який забезпечує зручність використання та сприяє максимальному залученню учасників. Платформа оснащена інтелектуальним пошуком контактів, який аналізує профілі учасників за допомогою алгоритмів штучного інтелекту та пропонує релевантні варіанти для встановлення зв’язків. Вбудовані функції чату та відеозустрічей дозволяють обмінюватися повідомленнями та організовувати відеоконференції безпосередньо на платформі. Brella також інтегрується з популярними календарями, такими як Google Calendar, що спрощує планування зустрічей і подій.

Крім того, користувачі можуть створювати персоналізовані графіки заходів, додавати сесії до своїх розкладів і отримувати актуальні сповіщення. Платформа однаково зручна як для гібридних, так і для віртуальних форматів, забезпечуючи якісну взаємодію між учасниками незалежно від формату заходу. Завдяки інтуїтивному дизайну Brella легко освоюють навіть новачки. Висока ефективність нетворкінгу є ключовою перевагою платформи, адже вона допомагає створювати значущі професійні зв’язки.

Мінуси Brella 

Однак Brella має й певні недоліки. Платформа зосереджена переважно на нетворкінгу, через що можливості управління іншими аспектами подій, такими як багатопотокові конференції чи виставки, є обмеженими. Відсутність розширених функцій, наприклад, інтегрованої аналітики або інструментів для персоналізації дизайну події, також може стати перешкодою для деяких організаторів. Для виконання технічних завдань, як-от онлайн-трансляції, організаторам часто доводиться використовувати сторонні сервіси. Висока вартість послуг може бути ще одним бар’єром для невеликих організаторів, які працюють із обмеженими бюджетами.

Вартість Brella 

Brella пропонує гнучку цінову політику, що залежить від розміру та формату заходу. Вартість ліцензії визначається кількістю учасників і набором функцій, що використовуються. Орієнтовна ціна може становити $5000–$6000 за рік, що робить її вигідною для великих корпоративних клієнтів, але менш доступною для невеликих подій. Крім того, відсутність безкоштовного тарифу або пробної версії для тестування можливостей платформи обмежує її доступність для потенційних користувачів.

Brella — це ідеальний вибір для заходів, орієнтованих на професійний нетворкінг, таких як бізнес-конференції чи галузеві форуми. Завдяки своєму фокусу на взаємодії між учасниками, платформа допомагає створювати цінні зв’язки та сприяє ефективній комунікації у динамічному середовищі подій.

RegToEVENT

https://regtoevent.com/ua/mobile-app/

RegToEVENT – це багатофункціональна платформа для організаторів подій, яка надає повний спектр інструментів для ефективного планування та проведення заходів. Сервіс пропонує реєстрацію учасників, продаж квитків, конструктори лендінгів і схем залів, автоматизовані інформаційні розсилки, підтримку онлайн-трансляцій та багато інших можливостей. Завдяки широким можливостям кастомізації та різноманітному функціоналу, платформа задовольняє потреби як організаторів, так і учасників та спонсорів. Вона дозволяє створювати персоналізовані програми, інтерактивні карти і використовувати функцію чату для зручної навігації та доступу до актуальної інформації.

Плюси і особливості RegToEVENT

RegToEVENT працює за принципом “усе в одному”, забезпечуючи організаторів всіма необхідними інструментами для роботи над заходом без потреби шукати додаткові сервіси.

Платформа надає можливість налаштовувати реєстраційні форми, створювати квитки різних типів – від офлайн до онлайн-форматів, зі слотами часу чи фіксованими місцями. Продаж квитків автоматизується через обробку платежів і генерацію рахунків, а автоматичні нагадування допомагають підтримувати зв’язок з учасниками. Для маркетингу доступні функції створення кастомних сторінок, промо-коди, реферальні програми та email-кампанії. Гібридні й онлайн заходи підтримуються через інтеграцію трансляцій і синхронізацію з офлайн-активностями.

Додаток для учасників дозволяє переглядати програму, брати участь у нетворкінгу, користуватися інтерактивними функціями, зберігати матеріали подій і взаємодіяти зі спонсорами. Учасники можуть персоналізувати свої профілі, планувати зустрічі, спілкуватися через чати й отримувати сповіщення. Інтерактивні карти допомагають зручно орієнтуватися на локації, а функції гейміфікації – стимулювати активність аудиторії.

Платформа також включає інструменти для збору відгуків, друку бейджів, аналітики щодо відвідуваності та залученості, а також можливості персоналізації, які відповідають брендовим вимогам організаторів. Для спонсорів передбачені інтерактивні стенди, каталоги компаній і push-сповіщення, що підвищують їхню взаємодію з учасниками.

Мінуси RegToEVENT

Через розширений функціонал RegToEVENT може здатися надто складним для організації невеликих заходів, де не використовуються всі його можливості. Політика “усе в одному” іноді може бути незручним для організаторів, які вже звикли до певних інструментів і сервісів і користуються всіма ними одразу.

Вартість RegToEVENT

RegToEVENT не вимагає щомісячних чи річних підписок, що робить його вигідним для організаторів. Для безкоштовних подій додаток коштує 1€ за гостя, але не менше 299€ за захід. Для платних подій додатково стягується комісія 1,5% + 1€ за кожне підтверджене замовлення, з тим же мінімальним порогом у 299€.

Цей сервіс ідеально підходить для організації великих заходів, таких як конференції чи виставки, де важлива взаємодія між учасниками та спонсорами, а також забезпечення інтерактивності й комунікації.

Bizzabo

Bizzabo — це універсальна платформа для організації подій, яка надає організаторам широкий спектр інструментів для планування, просування та проведення як офлайн, так і онлайн-заходів. Вона орієнтована на створення персоналізованого досвіду для учасників завдяки інтерактивним інструментам, можливостям нетворкінгу та потужній аналітиці. Платформу часто використовують для великих бізнес-конференцій, виставок і корпоративних заходів, оскільки вона дозволяє оптимізувати процес організації подій та забезпечити якісну взаємодію між учасниками.

Плюси і особливості Bizzabo 

Bizzabo пропонує широкий набір функцій, що охоплює всі етапи організації події. Сервіс має потужні інструменти для нетворкінгу, зокрема можливість персоналізації профілів учасників, автоматичні рекомендації контактів на основі інтересів, чати, відеозустрічі та інструменти для встановлення зв’язків. Управління учасниками включає інтеграцію з реєстраційними формами, обробку платежів, друк бейджів і керування відвідувачами на місці. Аналітика в реальному часі дає змогу відстежувати поведінку учасників, їхню залученість та ефективність подій. Функціонал для маркетингу охоплює створення кастомних сторінок подій, автоматизацію email-кампаній, роботу з промо-кодами та реферальними програмами. Мобільний додаток підтримує функціонал для віртуальних і гібридних заходів, включаючи інтеграцію з розкладами, оновлення в реальному часі та доступ до матеріалів події. Для гібридних і віртуальних подій Bizzabo пропонує пряму трансляцію, інтерактивні сесії, функцію відео за запитом. Крім того, платформа підтримує інтеграцію зі сторонніми сервісами, такими як CRM-системи, маркетингові платформи та платіжні шлюзи.

Мінуси Bizzabo 

Попри свої переваги, Bizzabo має певні недоліки. Для малих подій платформа може бути надто складною через велику кількість функцій, які не завжди використовуються. Висока вартість також є значним бар’єром для організаторів із обмеженим бюджетом. Деякі користувачі відзначають помилки в роботі мобільного додатка, що може ускладнити навігацію та взаємодію під час заходів.

Вартість Bizzabo 

Bizzabo пропонує індивідуальні плани залежно від розміру події, кількості учасників і додаткових послуг. Орієнтовна вартість для великих заходів починається від $15,000 на рік. Для отримання технології Klik SmartBadge або інших спеціалізованих послуг потрібно окремо зв’язуватися з командою продажів для узгодження умов.

Bizzabo є ідеальним вибором для великих бізнес-заходів, які потребують високого рівня інтерактивності та персоналізації. Проте організаторам менших подій варто враховувати високу вартість платформи та складність її налаштувань.

Whova 

Whova — це багатофункціональна платформа для організації та управління подіями, яка забезпечує інтерактивний досвід як для учасників, так і для організаторів. Вона дозволяє ефективно поєднувати цифрові та офлайн-заходи, надаючи широкий набір інструментів для залучення аудиторії, спрощення управлінських процесів і створення комфортних умов для взаємодії між учасниками. Whova активно використовується для проведення конференцій, виставок, семінарів і корпоративних заходів, пропонуючи рішення для різноманітних форматів і масштабів подій.

Плюси і особливості Whova 

Сервіс підтримує інтерактивні мобільні розклади, які дозволяють кожному учаснику створювати персональний графік. Громадські дошки слугують платформою для обговорення тем, оголошень і організації неформальних зустрічей. Функція сканування візиток спрощує обмін контактами, дозволяючи учасникам взаємодіяти через цифрові чи фізичні візитки. Push-повідомлення забезпечують миттєве інформування про зміни в програмі чи важливі новини. Інтерактивні карти візуалізують простір події, полегшуючи орієнтацію серед ключових зон чи стендів експонентів. Платформа також підтримує опитування в реальному часі, що створює ефективний зворотний зв’язок між учасниками й організаторами. Інструмент конструктору вебсайтів дозволяє створювати кастомізовані сторінки подій без потреби в технічних знаннях. Інтеграція з соціальними мережами допомагає поширювати інформацію про подію та підвищувати рівень залучення аудиторії. Можливість офлайн-доступу забезпечує зручність використання матеріалів та розкладу навіть без інтернету. Аналітичні інструменти дозволяють відстежувати ключові показники, такі як кількість учасників, популярність сесій і географічний розподіл аудиторії. Платформа також підтримує кастомізацію дизайну й функцій відповідно до потреб організатора, що додає гнучкості в управлінні подіями.

Мінуси Whova 

Попри численні переваги, Whova має певні недоліки. Одним із найбільш поширених є застарілий на думку багатьох кристувачів, дизайн інтерфейсу. Надлишок сповіщень без можливості їхньої кастомізації може відволікати учасників, знижуючи їхній рівень залученості. Технічна стабільність платформи іноді викликає нарікання, особливо на певних пристроях, що створює труднощі для користувачів. Крім того, непрозоре ціноутворення, яке змушує організаторів звертатися до відділу продажів, ускладнює процес планування бюджету й порівняння з іншими сервісами.

Вартість Whova 

Whova не надає відкритої інформації про вартість своїх послуг, що змушує організаторів звертатися до відділу продажів для отримання індивідуальних пропозицій. Такий підхід може бути незручним, особливо для організаторів із невеликим бюджетом. Згідно з даними за 2023 рік, вартість для дводенних подій становить $1499 для стартового плану на 500 учасників, $2999 для стандартного плану на 1000 відвідувачів і $5999 для професійного плану на 2000 учасників.

Whova є зручним інструментом для середніх і великих заходів, пропонуючи багатофункціональний набір інструментів для організаторів і засоби мережування для учасників. Однак такі аспекти, як дизайн інтерфейсу й складнощі в ціноутворенні, можуть обмежувати її застосування для невеликих подій або організаторів із суворими фінансовими обмеженнями.

Cvent

Cvent — це сучасна платформа для управління подіями, яка об’єднує інструменти для організації, реєстрації, збору аналітики та взаємодії з учасниками. Сервіс підтримує офлайн-, онлайн- і гібридні заходи, що робить його універсальним рішенням для масштабних подій. В основі Cvent лежить ідея створення єдиного середовища, де організатори можуть ефективно керувати кожним етапом заходу. Завдяки мобільному додатку Cvent Attendee Hub учасники мають доступ до актуальної інформації, розкладів, матеріалів і інтерактивних функцій, що підвищує рівень їхньої залученості.

Плюси і особливості Cvent 

Cvent надає багатий набір можливостей, які охоплюють усі аспекти організації заходів. Серед головних функцій варто виділити: нетворкінг, персоналізацію, інтерактив та аналітику. Платформа сприяє встановленню зв’язків між учасниками завдяки функціям обміну повідомленнями, участі в групових дискусіях і організації відеозустрічей. Організатори можуть налаштовувати мобільний додаток, відображаючи корпоративний стиль компанії через кольорову гаму, логотипи та банери. А учасники офлайн-заходів отримують доступ до зручних візуалізацій, що допомагають орієнтуватися на території події. У режимі реального часу організатори можуть інформувати відвідувачів про зміни в програмі або інші важливі події та проводити опитування чи збирати фідбек. Можна завантажувати матеріали і тим самим через додаток надати учасник доступ до презентацій, рекламних брошур чи стендових матеріалів. Система надає детальні звіти про поведінку учасників, показники відвідуваності та ефективність заходу. Інтерфейс платформи адаптовано для роботи з багатьма мовами, що робить Cvent зручним для міжнародних подій.

Мінуси Cvent 

Попри велику кількість переваг, Cvent має кілька недоліків, які слід враховувати. Через багатофункціональність платформа може здаватися заплутаною для новачків, а процес її налаштування часто забирає багато часу. Висока вартість стане ще однією перепоною до використання. Орієнтація на масштабні події робить цей сервіс фінансово невигідним для невеликих компаній або заходів із обмеженим бюджетом.
Для подій невеликого масштабу можливості платформи можуть бути завеликими, адже всі функції дрібним подіям не потрібні, що ускладнює її використання та не виправдовує витрат.

Вартість Cvent 

Модель ціноутворення Cvent побудована на індивідуальному підході та залежить від масштабу заходу, необхідних функцій і обсягу послуг. Мінімальна вартість починається від $200 на місяць, однак платформа вимагає підписання довгострокових контрактів, що не завжди зручно для організаторів невеликих подій. Щоб отримати точну пропозицію, організаторам необхідно зв’язатися з відділом продажів компанії.

Cvent — ідеальне рішення для великих заходів, які потребують інтеграції багатьох інструментів і високого рівня персоналізації. Однак організаторам невеликих подій слід уважно зважити всі плюси й мінуси, щоб оцінити доцільність використання цієї платформи.

Hopin

Hopin — це платформа, яка забезпечує проведення віртуальних і гібридних заходів будь-якого формату. Вона дозволяє організаторам створювати події, починаючи від невеликих онлайн-зустрічей і закінчуючи масштабними міжнародними конференціями. Завдяки широкому набору інструментів, Hopin забезпечує інтерактивну взаємодію, зручний нетворкінг та можливість для учасників брати участь у події незалежно від їхнього фізичного місцезнаходження. Учасники можуть долучатися до сесій, відвідувати виставкові зони, брати участь у відеозустрічах і дискусіях у режимі реального часу. Hopin прагне стерти межі між віртуальними та офлайн-заходами, забезпечуючи якісний і комфортний досвід для всіх користувачів.

Основні функції та переваги Hopin 

Hopin пропонує функціонал, який охоплює всі аспекти організації подій, забезпечуючи комфорт і гнучкість для організаторів. Учасники мають можливість переміщуватися між сесіями, стендами та іншими віртуальними просторами, імітуючи досвід фізичної події. Кожен учасник може налаштовувати свій профіль, додаючи контактну інформацію для зручного спілкування. Платформа автоматично підбирає співрозмовників для нетворкінгових зустрічей, а також надає можливість вести індивідуальні або групові чати для обговорення тем. 

Інтеграція зі Streamyard дозволяє проводити прямі ефіри або демонструвати попередньо записані відео з можливістю додавання брендових елементів, таких як логотипи й банери. А інструмент Hopin Canvas дає змогу створювати персоналізовані сторінки заходів із кастомними шаблонами, що легко налаштовуються.

Організатори можуть отримувати звіти про активність учасників, відвідуваність сесій та інші показники. Hopin підтримує підключення до CRM-систем (наприклад, HubSpot, Salesforce), маркетингових інструментів (Mailchimp) і інтерактивних платформ (Kahoot, Miro). 

Мінуси Hopin 

Попри свої переваги, Hopin має певні недоліки, які слід враховувати. Ціна послуг може бути недоступною для невеликих організаторів або малобюджетних заходів. Процес входу для учасників може здаватися незручним, а іноді й призводити до технічних збоїв. А сам функціонал сервісу в дечому обмежений, наприклад, сервіс підтримує лише Stripe для обробки платежів, що може стати проблемою для користувачів з інших регіонів. Для налаштування інтеграцій потрібна допомога IT-фахівців, що збільшує витрати. До того ж деякі організатори зазначають, що сервіс не забезпечує достатньої інтерактивності та гнучкості для унікальних подій.

Вартість Hopin 

Вартість використання Hopin залежить від розміру заходу, кількості учасників і необхідного функціоналу. За даними відкритих джерел, ціни починаються від $99 на одного організатора та досягають $667 для команд із п’яти осіб, однак сервіс не розкриває офіційну інформацію про свої тарифи. Для великих заходів доступні преміум-плани з розширеними можливостями. Однак через високу вартість платформа може бути недоцільною для невеликих організацій, які шукають бюджетні рішення.

Hopin — це сучасна платформа, яка ідеально підходить для організації масштабних віртуальних і гібридних подій, таких як міжнародні конференції, виставки чи корпоративні заходи. Проте її висока вартість і складність у використанні можуть обмежувати доступ для малих компаній та невеликих подій.

ConnexMe

Evenium ConnexMe — це мобільний застосунок, створений для забезпечення інтерактивного досвіду на подіях, орієнтованих на активну участь аудиторії. Його функціонал дозволяє організаторам ефективно взаємодіяти з учасниками, підвищуючи їхню залученість і створюючи зручні умови для обміну інформацією. Завдяки своїм можливостям Evenium ConnexMe ідеально підходить для проведення конференцій, бізнес-зустрічей, семінарів та тренінгів, роблячи ці заходи більш інтерактивними та продуктивними.

Плюси і особливості ConnexMe

Додаток має кілька ключових функцій, які забезпечують його популярність серед організаторів. Миттєві опитування та голосування дозволяють учасникам брати участь у процесі обговорення в реальному часі, що додає динамічності подіям. Функція чатів і повідомлень забезпечує легкий спосіб спілкування між учасниками та з організаторами, а інтерактивні сесії питань і відповідей допомагають структурувати обговорення, підвищуючи його ефективність. А обмін файлами та слайдами робить доступ до презентацій та інших матеріалів зручним і швидким, спрощуючи їх поширення. Крім того, організатори мають доступ до аналітики, що дозволяє відстежувати активність учасників і аналізувати ефективність проведеної події. Інтеграція з календарями допомагає учасникам легко планувати свою участь, а підтримка синхронізації з іншими сервісами, як-от CRM чи платформи продажу квитків, робить цей застосунок універсальним і зручним у використанні.

Мінуси ConnexMe

Однак Evenium ConnexMe має і певні недоліки. По-перше, відсутність безкоштовної версії робить його недоступним для організаторів з обмеженим бюджетом, оскільки сервіс пропонує лише обмежений пробний період. По-друге, відносно високі ціни можуть ускладнити його використання для невеликих подій. Нарешті, розширений функціонал, такий як аналітика або преміум-опції, доступний лише у дорогих тарифних планах, що може стати перешкодою для багатьох користувачів.

Вартість ConnexMe

Ціноутворення Evenium ConnexMe залежить від кількості учасників і обраного функціоналу. Базовий пакет має ціну від $10 за учасника, тоді як преміум-опції можуть досягати $50 за одного учасника. Для великих подій пропонуються варіанти з фіксованою оплатою — наприклад, $999 за подію або $7200 за річну підписку.

Загалом Evenium ConnexMe чудово підходить для організаторів, які прагнуть інтерактивності, покращення комунікації та підвищення залученості учасників. Він ідеальний для конференцій, семінарів, тренінгів, а також гібридних і віртуальних заходів, особливо для тих, хто цінує технологічні інструменти для створення якісного досвіду для всіх учасників.

Як обрати АРР для події

Щоб обрати сервіс, який стане надійним партнером у вашій роботі, важливо враховувати масштаб події, цільову аудиторію та ключові задачі. Наприклад, якщо акцент робиться на покращенні нетворкінгу, обирайте платформи з інтегрованими мобільними додатками. Якщо ж важливі технічні аспекти, такі як продаж квитків або онлайн-трансляції, звертайте увагу на гнучкість налаштувань і можливості автоматизації.

Важливо, щоб обраний сервіс дозволяв інтегрувати всі інструменти в одному рішенні, мінімізуючи необхідність використання кількох різних платформ. Це допоможе не лише спростити організацію, але й зробити ваш захід більш професійним, зручним і незабутнім для учасників.